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Exzellent statt Excel

Seit vielen Jahren gilt Excel als so etwas wie eine Wunderwaffe für den Geschäftsalltag. Die Nutzung dieses Tools birgt allerdings die Gefahr, Optimierungspotenziale durch quick-and-dirty-Excel-Lösungen im Bereich der internen Kontrolle zu verspielen und sogar unnötige Risiken bei der Datenintegrität einzugehen.

Unnötig vor allem deshalb, weil es im Bereich internes Kontrollsystem mit easyGRC eine einfach zu implementierende und zu bedienende Software-Alternative gibt.

Nachteile

Management by Excel

  • Versteckte Kosten durch manuelle Tätigkeiten wie Informieren, Überwachen, Erinnern von Mitarbeitern. Die dafür aufgewendete Zeit fließt selten in Kostenkalkulationen ein.

  • Hoher Prüfungsaufwand durch zeitintensives Durchforsten der Dateien und aufgrund von Gesprächen mit den Verantwortlichen

  • Komplizierte Überwachung der Verbindungen zwischen Risiken und Kontrollen.

  • Schwierige Sicht auf das Unternehmen.

  • Geringe Datenzuverlässigkeit, durch einfache Verbreitung von Fehlern (z. B. Formeln). Änderungen sind nicht nachvollziehbar.

  • Hohe Verteilfehlerquote, zum Beispiel durch Vergessen bei einem Mitarbeiterwechsel.

  • Unklare Zugangsberechtigungen, durch pauschale Verteilung (Lese- und Schreibrecht auf Datei). Mühsamer und sehr aufwendiger Zellschutz.

  • Stillstand bei Urlaub, Krankenstand oder wenn Know-how Träger das Unternehmen verlassen.

  • Schwierige Zusammenführen von Daten bzw. Spreadsheets. Adhoc-Auswertungen kaum bzw. nur mit viel Aufwand möglich.

  • Keine beweisrelevante Compliance-Überwachung.

  • Eingeschränkte Weiterentwicklung, weil der Fortschritt vom Know-how-Träger abhängt.

Vorteile

Management by easyGRC

  • Arbeitszeitersparnis durch automatisierte Prozesse bei internem Personal. Die damit verbundene Ersparnis übersteigt die Lizenzkosten deutlich.

  • Kürzerer und billigere Analysen, weil gespeicherte Ergebnisse per Knopfdruck abgerufen werden können.

  • Einfache Verknüpfungen, wodurch sich Verbindungen einfach darstellen, auswerten und überwachen lassen.

  • Optimaler ganzheitlicher Blick in Prozesse, Risiken und Kontrollen

  • Hohe Qualität der Daten, weil Kontroll-Nachweise nicht veränderbar sind und autorisierte Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden.

  • Geringe Fehlerwahrscheinlichkeit durch Darstellung von Unkorrektheiten überfällige Kontrollen am Dashboard.

  • Eindeutigen Zuweisung von Berechtigungen auf der Bereichs- oder Prozessebene.

  • System bleibt aktiv und arbeitet automatisch im Hintergrund weiter.

  • Schnelle Verfügbarkeit von Formularen und Reports durch einfaches Customizing.

  • Automatisierte Überwachung von Compliance-Prozessen inklusive einfache Auswertung.

  • Weiterentwicklung durch Spezialisten-Team, das die Software auch wartet.

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